1、效率高省时省力

　　催收员在催收过程中经常遇到的一个情况是，经办人办事效率过低，一幅要理不理的样子，这时信函催收就能发挥独特的效果，催收员发送催收函(需要经办人协助请款或协助对账等)给经办人的同时抄送一份给经办人上司、老板等，无形中给经办人施加压力，促使经办人提高工作效率。

　　2、严谨正式让债务人更重视

　　采用信函进行催帐是非常正式的，以简洁有力的文字向经办人传递信息，可引起经办人的重视。同时必须明确地向债务人传递一个信息，您需要它按照双方约定的时间付款，不要过多地使用谦恭性的语言，例如：“很抱歉在您百忙之中打扰您”。信函的结束处一定要给对方确定的付款或回复信函的时间。

　　3、提高催收人员工作效率

　　一封催收文书可清晰明了的向经办人传递重要信息，它不同于电话催收和面访催收，消耗一些时间在寒暄或路程上，极大的提高催收人员工作效率。

　　4、成本便宜

　　信函催收一般采用邮件、快递、传真等方式进行，与其他催收方式相比，催收成本便宜，更加有利于企业的发展。

　　(1)标题和编号

　　如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号

　　(2)催款和欠款单位的名称和账号

　　催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。

　　(3)催收内容

　　这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。

　　(4)处理意见

　　催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：

　　①要求欠款户说明拖欠的原因。

　　②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。

　　③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。

　　(5)落款

　　写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。

　　当你准备寄出一封催收帐款信函时、处理内部书信沟通时、或是当你准备其他书面的文件时，下列一些基本的写信技巧将会对你非常有帮助。

　　1、简洁

　　当你可以使用一简洁有力的字句时，请不要使用冗长的句子。

　　2、避免写出一连串无法分隔的句子

　　当你写信时，请控制你的句子在十五到二十个字之间。

　　3、请控制你信件段落的长短

　　在一个段落上，请不要超过四行。

　　4、清晰可读性高

　　请你以说话的方式来写信，不要写一些拗口的文句。